Økonomistyring

Beskrivelse

God økonomistyring gir trygghet for Lørenskog Idrettsforening og dens tillitsvalgte. Mange frivillige er usikre på hvilke lover som gjelder, og hvilke rutiner Lørenskog Idrettsforening har.

Lørenskog Idrettsforening må ha en plan for hvordan midlene forvaltes, hvem som har fullmakt til konti, hvordan håndteres dommerregninger og kjøreregninger etc.

Laglederen rundt det enkelte lag trenger også å kjenne til lovverk og Lørenskog Idrettsforenings regler. Det gir trygghet til å påta seg verv at Lørenskog Idrettsforening har god struktur og gir informasjon om hva som gjelder av krav.
«Lørenskog Idrettsforening skal ha en plan for økonomistyring.»

1. ØKONOMISKE PRINSIPP

Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler. En ryddig og solid økonomi er viktig i Lørenskog IF. Hovedinntekten er medlemskontingenter og aktivitetsavgifter. Men også sponsorer, dugnader og turneringer er en betydelig inntektskilde.

2. BUDSJETT

Lørenskog Idrettsforening har et eget økonomiutvalg som har hovedansvaret for budsjetter og regnskap. Lørenskog Idrettsforening utarbeider budsjett for kommende år, dette arbeidet begynner så tidlig som mulig og innen november. Det budsjetteres på kontonivå, dvs. på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende som i regnskapet (slik at avvik lett kan følges opp). Budsjettet baseres alltid på forsiktighetsprinsippet, dvs. at man tar med kun sikre inntekter og tar høyde for alle kjente utgifter.

Dugnader

I norsk idrett kan ingen tvinges til å delta på dugnad. Idrettslagene kan selvsagt henstille medlemmer og foreldre om å stille opp på dugnad, men deltagelse må baseres på frivillighetsprinsippet.

3. REGNSKAP

Alle idrettslag er regnskaps- og revisjonspliktige. Regnskapet følger i utgangspunktet kontantprinsippet, dvs. at inntekter og kostnader bokføres i den regnskapsperiode (år) der posten har oppstått, men ved større beløp kan det likevel foretas avsetning/periodisering slik at bokføring skjer på «rett år».
Lørenskog Idrettsforening har engasjert regnskapsfører, SpareBank 1 Regnskapshuset Romerike, som fører regnskapet for Lørenskog Idrettsforening. Lørenskog Idrettsforening får regnskapsrapporter månedsvis. Regnskapsåret følger kalenderåret.

LØNN

Sparebank 1 Regnskapshuset Romerike utfører og sentrale lønns- og godtgjørelsesoppgaver:

  • Vi sender dem lønnsgrunnlag i posten eller via e-post
  • Lønnsgrunnlaget punches inn i lønnssystemet
  • Lønnskjøring genererer
    • Lønnsslipper til ansatte
    • Banklister med oversikt over hvem som skal motta hvilke beløp
    • Boksføringsbilag som kan importertes/overføres inn i regnskapssystemet
  • Lønn/godtgjørelser utbetales på bakgrunn av lister over lønn og godtgjørelser. Terminoppgaver kjøres og innrapporteres hver annen måned (arbeidsgiveravgift og skattetrekk)
  • Arbeidsgiveravgift og skatt innbetales på bakgrunn av termin¬oppgaver.
  • Dokumentasjon på at de forskjellige aspekter av lønn er avstemt og i tråd med regnskapstallene for hver termin utarbeides
    • Ved årsslutt kjøre det ut …
    • Lønns- og trekkoppgaver som sendes til hver ansatt samt skattemyndighetene
    • Følgeskriv som sendes til skattemyndighetene og kemneren
    • Feriepengeliste for utbetaling til neste år
    • Dokumentasjon på at de forskjellige aspekter

Lørenskog Idrettsforening har ekstern revisjon gjennom SLM Revisjon AS. Revisor skal utføre revisjonen etter beste skjønn, herunder vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Revisor skal påse at vedkommende har tilstrekkelig grunnlag til å vurdere om det foreligger brudd på lover og forskrifter av vesentlig betydning for årsregnskapet.
Revisor skal utføre sin virksomhet i samsvar med god revisjonsskikk. Departementet kan i
Lørenskog Idrettsforening og SpareBank 1 Regnskapshuset Romerike, skal gi revisor adgang til å foreta de undersøkelser revisor finner nødvendig, og gi revisor adgang til de opplysninger denne krever for utførelsen av sitt oppdrag.

Revisor skal skriftlig påpeke følgende forhold overfor den revisjonspliktiges ledelse (jf. § 5-4):

  1. mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger,
  2. feil og mangler ved organiseringen av og kontrollen med formuesforvaltningen,
  3. misligheter og feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet,
  4. forhold som kan føre til ansvar for medlem av styret, bedriftsforsamlingen, representantskapet eller daglig leder,
  5. begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift, og
  6. begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter § 7-1.

4. ØKONOMISTYRING OG KONTANTHÅNDTERING

Gode interne rutiner for økonomistyring og etablerte kontrollrutiner er viktige for en sunn økonomi i idrettslaget. Det er styrets plikt (I Lørenskog Idrettsforening er mandatet gitt daglig leder for dette arbeidet og oppgaven til SpareBank 1 Regnskapshuset Romerike) å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysningene.
Kontantinntekter fra kiosksalg, loddsalg mv. skal alltid telles opp av to personer, og oppgjørsskjema fylles ut og signeres av to personer før pengene settes inn på konto (innleveres til banken).

5. BRUK AV BANKKONTO

Iht. NIFs lov § 2-11(7) skal bankkonti disponeres av to personer i fellesskap, f.eks styreleder og økonomiansvarlig. I Lørenskog Idrettsforening er dette SpareBank 1 Regnskapshuset Romerike og daglig leder som har disponeringen. Ved utbetalinger skal regnskapsbilaget alltid signeres av mottaker.

6. LAGSKASSE

En av de største utfordringene i de fleste fotballgrupper er oppblomstringen av de såkalte lagskassene. Ofte er det gode tanker bak. Foreldre og driftige trenere skal på cup eller treningsleir, og forslaget om å opprette en lagskonto tas opp på foreldremøtet.

Selv om tankene er gode, reiser lagskassene mange spørsmål for klubbledelsen.

Prinsipielt bør det diskuteres om det er riktig at noen lag i Lørenskog Idrettsforening skal kunne vokse seg sterkere og rikere enn andre.

Noen lag har kanskje en ivrig markedssjef blant foreldrene som skaffer både sponsorer og nye bager. Engasjement rundt det enkelte lag er en viktig drivkraft og inntektskilde i alle frivillige idrettslag, men også dette engasjementet må ledes av styret.

Det er Lørenskog Idrettsforening som er sjef. Og derfor må også Lørenskog Idrettsforening ha en klar struktur på lagskassene for å ha kontroll på lagsaktiviteten i forhold til økonomien.

Det viktigste å fortelle de ivrige foreldrene er følgende:

  • Det er ikke lov med private bankkonti til lagskasse i idrettslag.
  • All økonomi skal bokføres i Lørenskog Idrettsforenings regnskap. Å bruke prosjektregnskap er en hensiktsmessig løsning for å styre pengeflyten til de ulike lagene.

Lagskasse for håndtering av kontanter kan være praktisk for å betale dommere eller for andre små utlegg.
Det anbefales minst mulig kontanthåndtering og at bilag sendes økonomiansvarlig raskt.

7. REGNINGSBETALING

Lørenskog Idrettsforening sine inngående fakturaer skal attesteres av daglig leder før levering til regnskapsfører for anvisning og betaling. Dvs. at alle regninger skal signeres av to personer før betaling. Ved refusjoner av kontantutlegg skal det også signeres av to personer før betaling.

8. BILGODTGJØRELSE / REISEREGNING

Trenere, lagledere, styremedlemmer eller andre som har avtale om å få dekket utgifter til kjøring i forbindelse med oppgaver utført for Lørenskog Idrettsforening, plikter å levere godkjente bilgodtgjørelsesskjema før godtgjørelsen utbetales.

9. ØKONOMISK ANSVAR

NIFs basislovnorm sier følgende: «For avdelinger og gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjennelse». Dette innebærer blant annet at det bare er klubbens hovedstyre som kan foreta ansettelser og inngå sponsorkontrakter. Oppgaven kan delegeres til en funksjon i klubben, og per nå er dette daglig leder.

10. INNKREVING

Innkreving skal alltid gjøres til Lørenskog Idrettsforenings bankkonti, fortrinnsvis hovedkontoen. (Unntak dersom økonomiansvarlig har gitt beskjed om annen konto til spesielle formål). Det skal aldri brukes private bankkonti tilhørende styremedlemmer, lagledere mv.